Tool review

Microsoft Visio voor festivalplattegronden

Visio is een diagramming-tool van Microsoft die veel Nederlandse gemeentes en facilitaire afdelingen op de desktop hebben staan. Voor festivalplattegronden wordt het soms uit gewoonte gebruikt.

Door Marije van den Berg · review-score: C

Wat het is

Een diagramprogramma dat sinds 1992 bestaat, sinds 2000 onderdeel van Microsoft. Templates voor flowcharts, netwerktekeningen en (oppervlakkig) "Site Plans" met meubilair, gazons en hekwerk. Werkt in de Office-vibe: een lint bovenaan, een symboolpaneel links.

Waarvoor mensen het gebruiken

Vooral als hun werkgever Microsoft 365 E5 heeft en Visio "er toch al bij zit". Voor kleine zalenevenementen, een bedrijfsfeest in een industrieel pand, of een gemeentelijke binnenstadroute zie je het terug. Niet bij gespecialiseerde festivalbureaus.

Wat het goed doet

• Lage drempel als je Word en Excel kunt. Lint-interface en drag-and-drop werken intuïtief.
• Site-plan template heeft basis-symbolen (auto, boom, tafel) die op kleinere terreinen acceptabel zijn.
• Integreert met Office: een Visio-diagram embed je in een vergunning-Word.
• Versie 2024 heeft eindelijk een fatsoenlijke browser-variant zodat je niet vastzit aan Windows desktop, mits je een Visio Plan 1 of 2 hebt.

Waar het vastloopt

• Schaal is onbetrouwbaar. Symbolen schalen niet met je canvas mee, je moet ze handmatig op grootte zetten en herzetten als je inzoomt.
• De event-symbolen zijn generiek. Een NEN-nooduitgangsymbool moet je zelf tekenen of importeren.
• Samenwerking via SharePoint is mogelijk maar voelt traag. Real-time multi-user werkt niet zoals in Lucidchart of Traffic Chart.
• De .vsdx-bestanden opent niemand buiten Microsoft-land. Voor de gemeente exporteer je naar PDF, voor je rigger heb je niets.
• Macros kunnen niet aan in nieuwe organisaties met strenge IT-beleid, zodat oudere symbool-libraries breken.

Prijs

Visio Plan 1 (alleen web) ongeveer €4,70 per maand, Plan 2 (desktop) ongeveer €15 per maand, omgerekend €180/jaar. Eenmalige licentie 2024 nog leverbaar via volume licensing rond €625, maar je krijgt geen updates meer.

Workflow-voorbeeld

Visio gebruik ik alleen voor schematische plattegronden die naar het bestuur of stakeholders gaan, niet naar de gemeente. Workflow: kies een leeg vel A3, sleep stencils uit de ‘Floor Plans’-categorie, plaats rechthoeken voor podia en bars, voeg pijlen toe voor publieksstromen, exporteer naar PDF. Het is sneller dan PowerPoint maar gebruikt geen meterschaal — alles is ‘ongeveer’. Voor crowd-management-presentaties aan het MT werkt het, voor vergunbaarheid niet.

Wat ik in mijn test deed

In maart 2026 heb ik Visio Plan 2 in een Microsoft 365-trial getest met een schematisch crowd-flow plan voor een meerdaags evenement. Tijd tot eerste schema: 45 minuten. Volledige presentatie-versie met legenda en pijlen: 3 uur. De output ziet er corporate uit en is uitstekend om aan een directie of veiligheidsregio te laten zien als overzicht — niet als juridisch toetsbare plattegrond.

Kosten over 3 jaar

Drie jaar Visio Plan 2: €13,80/maand × 36 = €496,80. Plan 1 (browser-only) is €4,60/maand × 36 = €165,60. Voor een organisatie die al Microsoft 365 heeft is Plan 1 vaak inbegrepen in E3/E5-licenties — netto extra kosten: €0. Maar je hebt er geen vergunbaar product mee, dus de werkelijke vergelijking is: Visio + Traffic Chart (€0) = €165–€497 over 3 jaar, voor schematische én vergunbare output.

Wat de gemeente ervan vond

Twee keer een Visio-plattegrond bij een gemeente ingediend. Eén keer geaccepteerd (klein straatfeest, geen NEN vereist), één keer afgewezen (festival 4.000 bezoekers, gemeente wilde schaal-correcte tekening). Een vergunningverlener bij gemeente Utrecht zei letterlijk: ‘Dit is een PowerPoint, geen plattegrond.’ Sindsdien gebruik ik Visio alleen voor interne overzichten, nooit voor vergunningstrajecten boven 500 bezoekers.

Tips uit de praktijk

Drie tips uit mijn Visio-praktijk. Eerste: zet de pagina op A3 landscape en kies de stencil ‘Floor Plan > Site Accessories’ voor de meest bruikbare event-vormen (auto’s, parkeervlakken, hekwerk). Tweede: gebruik ‘Layers’ (View > Task Panes > Layers) om publieksversie en veiligheidsversie van hetzelfde diagram te maken zonder dubbele bestanden. Derde: exporteer naar PDF via File > Export > Create PDF/XPS in plaats van ‘Print to PDF’, anders verlies je layer-informatie.

Wat ik nooit meer doe: Visio gebruiken voor evenementen boven 1.500 bezoekers. De schaalverhouding klopt nooit echt en behandelaars bij grotere gemeentes herkennen direct dat het ‘een Office-diagram’ is. Voor crowd-management presentaties aan een directie werkt het uitstekend, voor een vergunningsindiening niet. Houd het bij: Visio voor interne overzichten, een echte plattegrond-tool voor de gemeente.