Stappenplan
Festival plattegrond maken: van terrein-survey tot vergunbare PDF
Negen stappen die ik bij elke productie volg. Werkt in elke tool, geldt voor 500 tot 25.000 bezoekers.
Stap 1: terrein-survey ter plaatse
Loop het terrein af met een meetwiel of GPS-app (ik gebruik Avenza Maps). Markeer hoogteverschillen, bestaande objecten (bomen, lantaarnpalen, putten), draaicirkels voor vrachtwagens, en de exacte plek waar het terrein eindigt. Een halve dag voor een terrein van 4 ha. Schrijf alles op in een veldboekje, geen losse foto's.
Stap 2: ondergrond inladen
Importeer een luchtfoto (PDOK levert gratis kwaliteit voor heel Nederland) of een OpenStreetMap-tile. Schaal hem op meters. In Traffic Chart gaat dit met één klik, in AutoCAD via "ATTACH" als geo-referenced image, in QGIS via een WMS-laag.
Stap 3: skelet trekken
Teken eerst alleen het hekwerk (publieksvak-perimeter) en de podiumposities. Geen detail, geen symbolen, geen kleur. Dit is het skelet waar alles aan opgehangen wordt. Vijftien minuten als de tool je niet tegenwerkt.
Stap 4: hoofdroutes publiek
Trek de hoofdroute van ingang naar elk podium en terug naar uitgang. Minimaal 4 m breed voor evenementen boven 5.000 bezoekers, 6 m voor boven 10.000. Bij splitsingen geen scherpe hoeken.
Stap 5: nooduitgangen en calamiteitenroutes
Werk volgens NEN 8112: nooduitgang om de 30 m langs een publieksvak, minimaal 2,4 m breed, gemarkeerd. Calamiteitenroute (waar hulpdiensten doorheen kunnen) minimaal 3,5 m breed, vrij van obstakels, doorgaand van perimeter naar elk publieksvak. Teken deze in een aparte layer in een opvallende kleur.
Stap 6: faciliteiten
Plaats sanitair (1 dixie per 100 bezoekers per dag is de gangbare norm), drinkwater (minimaal 1 tappunt per 500 bezoekers, verplicht in heetweer-protocol), EHBO-posten (loopafstand < 75 m), kassa's, bars, foodtrucks. Per type een eigen layer.
Stap 7: opstelplaatsen hulpdiensten
Brandweer wil een opstelplek van 6×12 m binnen 40 m van elk publieksvak. Ambulance idem. Plek voor command post, EHBO-tent, BHV-uitgangspunt. Vermeld de afmetingen in de tekening, anders krijg je vragen van de veiligheidsregio.
Stap 8: legenda en kop
Maak een legenda met élk symbool dat op de tekening staat. Voeg toe: titel, locatie, datum, schaal, noordpijl, versie, opsteller. Klanten vergeten vaak de versie en datum, en dat is precies wat een gemeente weken later checkt.
Stap 9: export en print-check
Exporteer naar PDF/A, A2-formaat, vector waar mogelijk. Print één keer op A2 of laat het bij een copyshop printen. Lees op 50 cm afstand. Als de symbolen wegvallen, je legenda onleesbaar wordt of je tekst onder een hekwerk verdwijnt, ga terug en pas aan. Stuur pas dan in.